Proč modernizace veřejné správy naráží na odpor?

V poslední době se často mluví o digitalizaci a modernizaci veřejné správy. Tyto procesy slibují zrychlení, zjednodušení a zvýšení efektivity státního aparátu. Přesto se jejich realizace potýká s významnými problémy. Jedním z největších je odpor vůči změnám. Proč je tak těžké inovovat veřejnou správu a co můžeme udělat pro to, aby byly změny přijímány lépe?

Přirozený strach z neznámého

Když se řekne „změna“, většina z nás si automaticky představí stres a nejistotu. A právě to je klíčový problém modernizace veřejné správy. Nové systémy, nové postupy a hlavně nové technologie – pro mnoho lidí zaměstnaných ve veřejném sektoru znamenají riziko, že nezvládnou nové požadavky nebo ztratí svou dosavadní jistotu. Tento strach přirozeně vyvolává odpor.  Zaměstnanci veřejné správy pracují v zaběhnutých rutinách, které se po léta neměnily. Zavedení nové technologie či prosté „dělat věci jinak“, znamená opustit známé a pohodlné postupy. „Co když se to pokazí?“ „Budu se muset učit něco nového?“ “Kdo bude za chyby odpovědný?” Takové otázky si klade většina úředníků.  

Chybějící komunikace jako spouštěč

Dalším problémem je nedostatečná komunikace. Jak ukazují průzkumy, mnoho modernizačních projektů ve veřejné správě selhává, protože zaměstnanci nevědí, proč se vlastně změny dějí. Když se vysvětlí pouze výsledek – například „zavedeme nový systém vzdělávání“ – ale už ne cesta, která k němu vede, lidé změny nechápou a odmítají je. Transparentní komunikace je základem úspěchu. Zaměstnanci potřebují vědět, že novinky nejsou jen módní výstřelek, ale že mají reálný přínos pro jejich práci. Pokud chybí jasné vysvětlení a zapojení lidí do procesu změn, je odpor prakticky zaručen.  

V čem je veřejná správa jiná než firmy?

Možná si říkáte, že podobné problémy mají při zavádění inovací i firmy. Rozdíl je však zásadní. Veřejná správa má mnohem složitější hierarchii a procesy, které jsou navíc místy regulovány zákony. I drobná změna – například digitalizace procesu – může znamenat nutnost upravit legislativu, proškolit stovky lidí a přestavět celý systém. Většinu regulací si však úřady dělají samy, směrnice se vytváří na všechno, zcela se vytrácí zdravý rozum. Pro člověka z korporátu může být např. směrnice na obsluhu rychlovarné konvice ve státní instituci úsměvná, problém je však v tom, že úředníci to berou jako věc samozřejmou. Navíc je veřejná správa pod neustálým dohledem veřejnosti. Pokud se něco nepovede, důsledky nejsou jen finanční – špatné rozhodnutí může ovlivnit tisíce lidí. Tlak na zaměstnance je tedy mnohem větší a jakákoli chyba je často medializována.  

Jak tedy odpor překonat?

Navzdory těmto problémům (a to výše uvedený seznam není zdaleka úplný) existují způsoby, jak změny ve veřejné správě zavádět efektivněji. Klíčem je postupná a dobře připravená implementace. Namísto revolučních kroků, které by zcela převrátily zavedené systémy, doporučujeme zavádět změny po částech a pečlivě vyhodnocovat každý krok.  

Dalším důležitým bodem je vzdělávání. Zaměstnanci velmi často odmítají nové technologie, protože je neznají. Když lidé vidí, že je školení nenutí k nemožnému, ale opravdu jim pomáhá, přijímají změny snáze. 

Každopádně organizace, která aspiruje na zavádění inovací a změn, musí tuto politiku vtělit do své DNA. Nové postupy musí být vyžadovány a musí být obecně tolerováno, že změna znamená i částečné riziko neúspěchu. 

Kdo by měl nést odpovědnost?

Obecně by změny by měly být řízeny shora, ale s aktivním zapojením těch, kteří je budou využívat. Vedoucí pracovníci by měli být nejen iniciátory, ale i ambasadory změn, kteří svým podřízeným ukazují, že modernizace je cesta vpřed.  Lidé musí vidět konkrétní přínosy, například méně papírování nebo jednodušší procesy. Nesmí mít pocit, že zvýšení efektivity pro ně automaticky bude znamenat více práce.  Pokud mají pocit, že je změny jen zatěžují, úspěch je nemožný.

Jan Havránek

_{Foto: ThisIsEngineering, Pexels.com}