Právo a AI na úřadě: Průvodce pro města a obce, která se nechtějí ztratit v džungli paragrafů

Možná se to stalo i vám. Když jste poprvé slyšeli o možnostech generativní AI, okamžitě vás napadlo, jak by vám mohla pomoci se zpracováním žádostí občanů. Pak jste si ale uvědomili, že pracujete s osobními údaji. Může to být vůbec legální?

Tato otázka trápí mnoho představitelů měst a obcí. Pojďme si udělat jasno v tom, jaké jsou možnosti využití AI ve veřejné správě z právního hlediska – a hlavně, jaký je rozdíl mezi veřejně dostupnými nástroji a specializovanými řešeními.

Kde jsou hranice? Praktický průvodce

Když se řekne „AI nástroje“, většina z nás si představí ChatGPT, MS Copilot a další. Tyto veřejně dostupné služby jsou skvělým začátkem – jsou zdarma nebo za malý poplatek, každý se je naučí používat během pár minut a nabízejí překvapivě dobré výsledky. Má to ale háček – nikdy přesně nevíte, co se s vašimi daty děje. Poskytovatelé je mohou použít k dalšímu trénování svých modelů, nemáte garanci ochrany osobních údajů a možnosti přizpůsobení jsou velmi omezené.

Na druhé straně spektra stojí specializovaná řešení vyvinutá přímo pro potřeby veřejné správy. Ano, počáteční investice je vyšší, ale získáte systém, který přesně odpovídá potřebám úřadu. Tato řešení nabízejí zabezpečené zpracování dat, možnost práce s osobními údaji (samozřejmě při dodržení všech podmínek GDPR), a především se dokážou napojit na vaše existující systémy. Představte si to jako rozdíl mezi veřejnou MHD a služebním vozem. Obojí vás doveze do cíle, ale každé se hodí pro jiné situace. Pojďme se na to podívat prakticky.

Veřejné nástroje (ChatGPT, Gemini a spol.)

✅ Můžete bez obav:

• Formulovat odpovědi na obecné dotazy občanů
• Analyzovat veřejné dokumenty
• Připravovat podklady pro jednání
• Optimalizovat interní procesy
• Vyhledávát v legislativě

❌ Nikdy nevkládejte:

• Osobní údaje občanů
• Interní dokumenty úřadu
• Citlivé informace obce
• Neveřejné materiály

Specializovaná řešení

S certifikovaným řešením je to jako s úředním razítkem. Můžete ho použít i na důležité dokumenty, protože má jasně daná pravidla a odpovědnosti.

✅ Rozšířené možnosti:

• Zpracování formulářů včetně osobních údajů
• Automatická kategorizace příchozí pošty
• Analýza žádostí občanů
• Podpora při správním řízení

AI Act: Nová pravidla hry pro všechny

V roce 2024 přijala Evropská unie přelomový zákon o umělé inteligenci, známý jako AI Act. Pro města a obce přináší jasný systém pravidel, podobný semaforu. 

🟢 Většina běžných činností dostává zelenou – můžete bez obav používat AI pro přípravu dokumentů, analýzu veřejně dostupných dat nebo generování textů. 

🟡 Oranžová značí oblasti, kde je potřeba zvýšená pozornost a jasně stanovené postupy – typicky jde o chatboty pro komunikaci s občany, automatické třídění dokumentů nebo systémy pro podporu rozhodování. 

🔴 Červenou pak dostávají činnosti, které jsou z dobrého důvodu zakázané – patří sem plně automatizované rozhodování ve správním řízení (například o právech a povinnostech občanů, přidělování sociálních dávek nebo vydávání povolení), systémy pro sociální hodnocení občanů nebo jakékoliv využití AI bez možnosti lidské kontroly v procesech s přímým dopadem na práva občanů. Základní princip je jednoduchý: čím větší dopad může mít AI na práva a životy občanů, tím přísnější pravidla platí pro její použití.

Praktické tipy pro váš úřad

„Začali jsme postupně,“ vypráví starosta obce ze Zlínska. „Nejdřív jsme vytvořili jednoduchou směrnici – co můžeme a co ne. Pak jsme proškolili zaměstnance. A nakonec jsme pořídili specializované řešení pro agendy, kde pracujeme s osobními údaji.“

Tři kroky k bezpečnému využití AI:

1. Rozdělte si agendu
   • Co zvládnou veřejné nástroje?
   • Kde potřebujete specializované řešení?
   • Jaká data zpracováváte?
2. Nastavte pravidla
   • Jasná směrnice pro zaměstnance
   • Systém kontroly a odpovědností
   • Postup při „nehodách“
3. Vzdělávejte zaměstnance
   • Praktické workshopy
   • Konkrétní příklady
   • Pravidelné aktualizace

Závěr: Není třeba se bát

AI ve veřejné správě je jako každý jiný nástroj – klíčové je vědět, kdy a jak ho použít. S veřejnými nástroji můžete směle experimentovat v oblasti běžné administrativy. Pro citlivější agendy pak existují specializovaná řešení, která zajistí bezpečnost a soulad se zákony.

„Dnes už vím, že jsem tehdy nemusel mít takový strach,“ uzavírá Petr svůj příběh. „Stačilo pochopit rozdíl mezi různými typy nástrojů a nastavit si jasná pravidla. AI nám teď skutečně pomáhá – jen ji používáme s rozmyslem.“

Potřebujete poradit s nastavením pravidel pro využívání AI na vašem úřadě? V AQE advisors máme praktické zkušenosti s implementací AI ve veřejné správě. Pomůžeme vám najít správnou kombinaci nástrojů a nastavit bezpečné procesy. První konzultace je zdarma.