Nastavení systému řízení finančních prostředků pro Ministerstvo dopravy

V době vzniku požadavku na tento projekt si nové vedení Ministerstva dopravy ČR uvědomovalo důležitost optimalizace a racionalizace řídících a kontrolních procesů probíhajících na ministerstvu.

Anotace

Předmětem činnosti bylo zejména zaměření se na tři zásadní okruhy:

• Revize stávajícího stavu interních směrnic
• Nastavení systému řízení finančních prostředků
• Revize interních procesů a jejich provázanost s organizační strukturou

Celá zakázka pak byla vzhledem k zavádění nového informačního systému následně rozšířena o zhodnocení nově navržených procesů vyplývajících z analytické činnosti a jejich implementování do informačního systému IMIS.

Cíl projektu

Prvořadým úkolem bylo navrhnout a nastavit dílčí procesy finančního řízení na Ministerstvu dopravy tak, aby byla zajištěna jejich optimálnost. Současně s optimalizací rozpočtového procesu bylo nutné aktualizovat stávající řídící interní dokumenty ministerstva a navrhnout změny v organizačním řádu. Bylo také nezbytné navrhované procesní a organizační změny promítnout do implementace nového informačního systému (IMIS).

Naše role

Projektovým týmem schváleny hlavní okruhy činností. 

• Analýza rozpočtového procesu
• Návrh optimalizace jednotlivých částí rozpočtového procesu
• Implementace závěrů do probíhajícího procesu sestavení návrhu rozpočtu
• Procesy v novém informačním systému IMIS

Práce v jednotlivých okruzích byly vždy zahájeny důslednou analýzou, která spočívala v individuálních rozhovorech, skupinových diskuzích a konkrétním zjišťováním ve stávajících dokumentech. Výstupem pak bylo určení zejména slabých stránek a možnosti ohrožení v rámci procesů s doporučením, jak zmírnit definovaná rizika a jak zoptimalizovat analyzované procesy i formou aktualizace a případné vytvoření nových vnitřních předpisů a směrnic.

Nedílnou součástí projektu bylo posouzení kontrolní činnosti na ministerstvu, zejména dodržování interních předpisů v rámci rozpočtového procesu a dodržování nařízení zákona č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole ve veřejné správě.

Posouzením procesů nastavených v informačním systému IMIS bylo nutné sladit a potvrdit soulad mezi platnými zákony a vnitřními předpisy ministerstva s navrženými procesy v projektu. Byly vyřešeny nebo objasněny připomínky, které se vyskytly zejména v rámci pohovorů s pracovníky ministerstva a případně dalších činností pověřených vedením ministerstva.

Před zkušebním provozem proběhlo zaškolení 45 pracovníků ministerstva. V první části školení byli seznámeni s navrhovanými a odsouhlasenými změnami, týkající se rozpočtového procesu (od návrhu rozpočtu až po vypracování podkladů pro výroční zprávu (závěrečný účet). Poté byli seznámeni s funkcionalitami a obsluhou nového informačního systému, s řídícími a kontrolními číselníky.

Závěr

Výstupy plynoucí z realizovaného projektu lze shrnout do následujících skupin:

• Rozšíření sledování rozpočtu v organizační struktuře
• Doporučená organizační opatření v rámci kontrolní činnosti
• Rozdělení sledování provozních výdajů na centrální úrovni (vhodné na centrální nákupy produktů či služeb) i na úrovni jednotlivých odborů  
• Návrh postupu na sestavení rozpočtu v přechodném období náběhu nového informačního systému
• Návrh a implementace rozpočtového procesu v prostředí nového informačního systému

Jedním z nejzásadnějších realizovaných návrhů na změnu organizačních změn v rozpočtovém procesu bylo sestavení a sledování plnění vnitřního rozpočtu ministerstva až na úroveň odborů v rámci sekcí (nejvyššího organizačního členění Ministerstva dopravy). Další důležitou změnou bylo stanovení limitů provozních výdajů jednotlivým odborům. Součástí projektu bylo definování podkladů, které slouží odborům při každoročním sestavování rozpočtu. Byla definována a nastavena pravidla pro kontrolu plnění rozpočtu během rozpočtového roku. Dále byly identifikovány role (správce rozpočtu, dílčí správce rozpočtu) v rozpočtovém procesu, kterým byla přiřazeny práva a povinnosti během celého rozpočtového roku. Pro nový informační systém ministerstva byly navrženy a odsouhlaseny řídící a kontrolní číselníky a číselník procesů sledovaných centrálně, po sekcích a po odborech.

Do informačního systému byly navrženy pro centrální využití kontrolní a pracovní sestavy, pro vedoucí pracovníky ministerstva základní typy manažerských výstupů.