Jak na kontroly dotačních projektů u podnikatelů

Co dělat, když se do firmy chystá kontrola? Hlavně nepanikařit a v klidu se připravit. Všichni víme, že kontroly dotačních projektů nejsou příliš populární. Většinou ale není problém jimi projít, zvlášť s kvalitně připravenými podklady. 

Pozitivní je, že podle našich statistik i statistik kontrolních orgánů končí nejvíce kontrol tzv. „bez nálezu“. Stejně jako v nemocnicích ale platí, že se nemluví o velkém množství rutinních operací, ale o té jedné zpackané. Rádi vám pomůžeme s tím, aby to nebyla ta vaše. 

A s čím vám pomůže tento text? Hlavně se základní orientací v kontrolách dotačních projektů, typech kontrolních orgánů i obvyklém průběhu kontrol. Primárně se zaměřuje na kontroly podnikatelů v programu OP TAK. Principy jsou u všech programů podobné, text tedy můžete využít i tehdy, když se k Vám chystá kontrola v jiném programu.

Kdo kontroluje a jaké jsou typy kontrol?

První otázka, kterou si firma v očekávání kontroly musí položit, je celkem jednoduchá – jaká kontrola se k nám vlastně chystá? Právě typ kontroly často rozhoduje o jejím průběhu a také o podkladech, které je nutné připravit. 

Monitorovací návštěva

Nejméně závažnou kontrolou je takzvaná monitorovací návštěva. Tu vykonává projektový manažer (respektive projektový manažer a jeho doprovod, na kontrolu dorazí vždy alespoň dva pracovníci příslušného úřadu). Často se tedy jedná o někoho, koho už z průběhu realizace projektu znáte a snadno se s ním domluvíte na podkladech, které ho právě zajímají. Většina monitorovacích návštěv je uzavřena během jednoho dne. Úředníci často jen ověřují, zda projekt skutečně v daném místě probíhá a zda jeho stávající stav odpovídá předkládaným dokumentům.

Kontrola na místě

Podrobnější přípravu vyžaduje kontrola na místě. Vykonává ji odbor kontroly Ministerstva průmyslu a obchodu, které na základě interních postupů vybírá tzv. kontrolní vzorek projektů. Platí, že čím větší (nákladnější)  je Váš projekt, tím větší je pravděpodobnost kontroly. Prvek náhodného výběru ale umožňuje, aby byly kontrolovány i ty nejmenší projekty. 

Obvyklý průběh kontroly je takový, že na místo realizace projektu přijede větší množství kontrolorů, někteří se zaměřují na věcnou stránku projektu, jiní například na výběrová řízení. Kontroloři na místě seberou potřebné podklady, které si následně odvezou na ministerstvo. Následně se kontroloři na jednotlivé aspekty projektu doptávají. Průběh takové kontroly zabere několik týdnů nebo i měsíců.

Audit operace

Nejpodrobnější přípravu pak vyžaduje audit operace, který vykonává Auditní orgán Ministerstva financí. Auditoři si obvykle vyžádají v místě realizace uzamykatelnou místnost. Stráví ve firmě několik dní, během nichž si vyžádají většinu podkladů. Následně si ještě během sestavování auditní zprávy dožádávají další podklady, obvykle v pětidenní lhůtě. K návrhu auditní zprávy se poté auditovaný subjekt může vyjádřit. Auditní orgán je všem ostatním kontrolním orgánům de facto nadřízený a jeho závěry jsou závazné. 

Zvláštní typy kontrol

Okrajově se ještě může vyskytnout kontrola Zvláštního finančního úřadu, obvykle zaměřená na možné porušení rozpočtové kázně. Finanční správa v posledních letech vydala několik metodických pokynů, které z ní udělaly lídra v oblasti proporcionality (tedy přiměřeného posuzování dotačních „nedorazů“). I tak je na kontrolu z FÚ potřeba dobře připravit. 

Specifický typ „kontroly“ je pak takzvané oponentní řízení na konci výzkumně vývojových projektů. Ze všech kontrol má nejvíce věcný charakter a dotýká se v podstatě všech projektů v daných výzvách (zejm. Aplikace). Řešitelé projektů musí na konci odborným oponentům ukázat, že dokázali zadaný úkol úspěšně vyřešit a k tomu předložit patřičnou dokumentaci. I tady se vyplatí být připravený. 

Jsou všechny kontroly ohlášené?

Ano, všechny kontroly jsou ohlášené. Domlouvají se zpravidla dopředu telefonicky tak, aby na místě mohl být jednatel společnosti (nebo jím pověřený odpovědný pracovník na základě plné moci). Kontrola má jasný mandát a pověření co do svého rozsahu, který kontrolní orgány před zahájením kontroly posílají datovou schránkou nebo kontaktním emailem do společnosti. 

Většina kontrolních skupin vyjíždí ke kontrolám z Prahy, pokud je tedy kontrola realizována ve vzdálenější lokalitě, zpravidla nezačíná příliš brzy ráno. Auditní orgán Ministerstva financí má ale i pracoviště v Olomouci, tam může být tedy situace odlišná. Vzhledem k tomu, že kontroloři obvykle před kontrolou nebo auditem cestují, uvítají když je možné kontrolu zahájit včas. 

Co pro vás může udělat poradce?

Úloha poradce může být různá, a to jak před kontrolou, v jejím samotném průběhu nebo i po ní. Není neobvyklé, že si firmy objednají „kontrolu nanečisto“. Během ní poradce simuluje činnost kontrolních orgánů a vyžaduje od odpovědných pracovníků klienta doložení podkladů, které jsou předmětem kontroly (např. podklady k žádosti o platbu, podklady k výběrovému řízení  ad.). Výsledkem takové kontroly nanečisto je stručná zpráva s identifikací rizik a doporučení nápravných opatření. 

Pokud se chystá kontrola „na ostro“, může poradce pomoci připravit a zkompletovat podklady, které jsou pro kontrolu nezbytné. Stejně tak Vám může být dobrým partnerem v průběhu kontroly samotné, jako nezúčastněná osoba dokáže zklidnit emoce, které se někdy mohou objevit na obou stranách. Je dobré nastavit komunikační strategii, tedy odpovídat přesně na položené otázky – ani příliš málo, ani moc. Někdy také může pomoci i to, že poradce zná konkrétní pracovníky z předchozích kontrol a může pomoci připravit podklady tak, aby kontrolor „byl spokojený“. Důležité je také včas odpovídat na všechny dodatečné výzvy k doplnění podkladů.

Nicole Benedicty